Το Oaklands College στέλνει τις υπενθυμίσεις εισδοχών μέσω WhatsApp αλλά και με email, στους ίδιους υποψηφίους, από την ίδια καρτέλα στο HubSpot. Από τον Αύγουστο του 2025 έως τον Αύγουστο του 2026 διαβάστηκε το 83,7% των μηνυμάτων του στο WhatsApp, έναντι 15% των email του που διαβάστηκαν ή άνοιξαν: οι ίδιοι υποψήφιοι, πενταπλάσιες αναγνώσεις (μελέτη περίπτωσης Oaklands College, 2026). Δείτε τι άλλαξε το κολέγιο, τι δείχνουν οι αριθμοί και έξι μαθήματα που μπορεί να αξιοποιήσει κάθε ομάδα εισδοχών.
Το Oaklands College είναι κολέγιο επαγγελματικής και μεταδευτεροβάθμιας εκπαίδευσης (further education) στο Hertfordshire, με εγκαταστάσεις στο St Albans και στο Welwyn Garden City. Στον κύκλο 2025/26, ο λογαριασμός του στο HubSpot περιείχε περίπου 3.500 υποψηφίους, 13.800 επιλογές προγραμμάτων και 6.400 συνεντεύξεις ως δομημένα δεδομένα, με ενημέρωση κάθε ώρα από το μητρώο σπουδαστών του κολεγίου (καρτέλες HubSpot, κύκλος 2025/26).
Η παράδοση των email δεν ήταν το δύσκολο κομμάτι: το 98,5% των email του κολεγίου παραδόθηκε από τον Αύγουστο του 2025 έως τον Αύγουστο του 2026 (μελέτη περίπτωσης Oaklands College, 2026). Το δύσκολο ήταν να διαβαστούν. Ο Peter Hudson, Διευθυντής Εισδοχών, Brand & Customer Innovation του κολεγίου, το είπε ξεκάθαρα σε μια δημόσια κριτική στο HubSpot App Marketplace:
«Τα παραδοσιακά κανάλια, όπως το email και το τηλέφωνο, απλώς δεν έφταναν απευθείας στους σπουδαστές· τα μηνύματα συχνά πήγαιναν στους γονείς και η ανταπόκριση ήταν χαμηλή.»
Τον Σεπτέμβριο του 2025 το κολέγιο πρόσθεσε το WhatsApp δίπλα στο email, μέσω του Flowella, της εφαρμογής WhatsApp για το HubSpot από την αδελφή μας εταιρεία. Τα μηνύματα WhatsApp στέλνονται από τις ίδιες ροές εργασιών του HubSpot με τα email, και οι αναγνώσεις και οι απαντήσεις καταγράφονται στην καρτέλα του υποψηφίου. Μέσα στον επόμενο χρόνο, το WhatsApp εντάχθηκε στο μεγαλύτερο μέρος της διαδρομής εισδοχών:
Το email παρέμεινε. Μεταφέρει τις λεπτομέρειες: πληροφορίες για τα προγράμματα σπουδών, επόμενα βήματα και το ενημερωτικό δελτίο για τους υποψηφίους. Το WhatsApp μεταφέρει τη σύντομη υπενθύμιση που κάνει κάποιον να κινηθεί.
Το βασικό εύρημα είναι η σύγκριση: διαβάστηκε το 83,7% των μηνυμάτων WhatsApp, έναντι 15% των email που διαβάστηκαν ή άνοιξαν, από τον Αύγουστο του 2025 έως τον Αύγουστο του 2026. Οι ίδιοι υποψήφιοι, πενταπλάσιες αναγνώσεις (μελέτη περίπτωσης Oaklands College, 2026). Ο ακριβής λόγος είναι περίπου 5,6, οπότε το «πενταπλάσιες» είναι στρογγυλοποίηση προς τα κάτω.
Δεν ήταν μια μικρή πιλοτική δοκιμή. Το κολέγιο έστειλε 63.454 μηνύματα WhatsApp από τον Ιανουάριο του 2025 έως τον Οκτώβριο του 2026, από τα οποία 18.674 μόνο τον Αύγουστο του 2026, γύρω από την ημέρα των αποτελεσμάτων και τις εγγραφές (αναφορές Flowella). Λίγοι διέκοψαν τα μηνύματα: το ποσοστό απεγγραφής από το WhatsApp ήταν 2,2% από τον Αύγουστο του 2025 έως τον Αύγουστο του 2026 (αναφορές Flowella), και το 81% των σπουδαστών δήλωσε ότι προτιμά το WhatsApp από το email (μελέτη περίπτωσης Oaklands College, 2026).
Οι αιτήσεις την ίδια ημέρα στις ημέρες ανοιχτών θυρών του Οκτωβρίου 2025 αυξήθηκαν κατά 160%, δηλαδή 257 περισσότερες από την προηγούμενη εκδήλωση (μελέτη περίπτωσης Oaklands College, 2026). Εκεί συνέβαλαν πολλά μαζί, ανάμεσά τους η ψηφιακή διαφήμιση, οι υπενθυμίσεις στο WhatsApp και το Future You, ένα κουίζ επαγγελματικού προσανατολισμού που λειτουργεί μέσα στο WhatsApp, γι’ αυτό δεν αποδίδουμε αυτή την αύξηση σε ένα μόνο κανάλι.
Μια επιφύλαξη για κάθε σύγκριση καναλιών. Οι χρήστες μπορούν να απενεργοποιήσουν τις επιβεβαιώσεις ανάγνωσης στο WhatsApp, και αυτές οι αναγνώσεις δεν καταμετρώνται ποτέ, οπότε το 83,7% είναι κατώτατο όριο. Τα ανοίγματα των email είναι ασθενέστερη ένδειξη: εξαρτώνται από τη φόρτωση μιας κρυφής εικόνας παρακολούθησης, την οποία κάποιες εφαρμογές email μπλοκάρουν και άλλες φορτώνουν αυτόματα, οπότε ένα άνοιγμα μπορεί να μην καταγραφεί ή να καταγραφεί χωρίς να το έχει δει κανείς.
Αυτά λειτούργησαν στο Oaklands, και οι περισσότερες ομάδες εισδοχών θα μπορούσαν να τα δοκιμάσουν στον τρέχοντα κύκλο.
Όταν όλα πηγαίνουν σε μία επαφή, αυτή είναι συχνά ο γονέας, και ο σπουδαστής μπορεί να μην τα δει ποτέ. Αυτό ακριβώς επισήμανε ο Peter Hudson. Στο Oaklands, ο υποψήφιος και ένας γονέας ή κηδεμόνας καταχωρίζονται ξεχωριστά στο HubSpot και ο καθένας λαμβάνει τη δική του εκδοχή ενός μηνύματος, με email και WhatsApp. Ο σπουδαστής ενημερώνεται για την αίτησή του· ο γονέας για τα επόμενα βήματα του παιδιού του. Κανείς δεν χρειάζεται να μεταφέρει τίποτα σε κανέναν.
Μετά τις ημέρες ανοιχτών θυρών του Οκτωβρίου 2025, τα μηνύματα παρακολούθησης στο WhatsApp χωρίστηκαν σε τρεις ομάδες. Οι επισκέπτες που ήρθαν αλλά δεν είχαν κάνει αίτηση ενθαρρύνθηκαν να υποβάλουν αίτηση και προσκλήθηκαν να δοκιμάσουν το Future You. Οι επισκέπτες που ήρθαν και έκαναν αίτηση ενημερώθηκαν για τα επόμενα βήματα, μεταξύ αυτών και για τη συνέντευξη, και τους ζητήθηκε η γνώμη τους. Όσοι είχαν κάνει κράτηση αλλά δεν ήρθαν προσκλήθηκαν στην επόμενη εκδήλωση. Κάθε ομάδα έλαβε μήνυμα για αυτό που μόλις είχε κάνει, όχι ένα γενικό ευχαριστώ.
Το αρχικό σχέδιο ήταν να στέλνεται μήνυμα WhatsApp μόνο όταν ένα email δεν είχε ανοιχτεί. Η παρακολούθηση των ανοιγμάτων αποδείχθηκε πολύ αναξιόπιστη για να κρίνει ποιος χρειαζόταν υπενθύμιση, οπότε τον Μάρτιο του 2026 το κολέγιο επέλεξε έναν απλούστερο κανόνα: ένα σύντομο μήνυμα WhatsApp ενημερώνει τον σπουδαστή, και ξεχωριστά τον γονέα, ότι τον περιμένει ένα σημαντικό email και ότι πρέπει να ελέγξει τα εισερχόμενα ή τον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Το email κρατά τις λεπτομέρειες· το WhatsApp φροντίζει να πάει κάποιος να το δει.
Για τις φετινές φθινοπωρινές ημέρες ανοιχτών θυρών, το κολέγιο και η ομάδα μας συμφώνησαν οι υπενθυμίσεις στο WhatsApp να μην έχουν εικόνες. Μια υπενθύμιση είναι ειδοποίηση, όχι προώθηση: η ώρα, ο τόπος και τι πρέπει να κάνει κανείς στη συνέχεια. Κρατήστε τις εικόνες και τα βίντεο για τις καμπάνιες που τα χρειάζονται.
Όταν στάλθηκαν οι προσκλήσεις εγγραφής τον Ιούλιο του 2026, 4.116 κάτοχοι προσφοράς θέσης βρίσκονταν στην ουρά αποστολής και σε 532 από αυτούς δεν ήταν δυνατό να σταλεί email. Το WhatsApp έφτασε σε 453 από τους 532 (αναφορές HubSpot και Flowella, Ιούλιος 2026). Πρόκειται για 453 υποψηφίους με προσφορά θέσης στους οποίους το email μόνο του δεν θα είχε φτάσει. Ισχύει και το αντίστροφο: κάποιοι άνθρωποι δεν χρησιμοποιούν WhatsApp, κι αυτός είναι ένας ακόμη λόγος να διατηρείτε και τα δύο κανάλια.
Οι υπενθυμίσεις συνεντεύξεων στο Oaklands ενεργοποιούνται από την ημερομηνία συνέντευξης στην καρτέλα του υποψηφίου και λαμβάνουν υπόψη τις συνεντεύξεις που αναβάλλονται. Επειδή το email και το WhatsApp στέλνονται και τα δύο από το HubSpot, το κολέγιο μπορεί να συγκρίνει τα δύο κανάλια στους ίδιους υποψηφίους και όχι σε διαφορετικές λίστες. Κρίνετε τα κανάλια με βάση το τι κάνουν οι άνθρωποι στη συνέχεια και όχι μόνο με βάση τις αναγνώσεις: κρατήσεις, αιτήσεις, παρουσίες σε συνεντεύξεις και εγγραφές.
Αν προσθέτετε το WhatsApp στις εισδοχές για πρώτη φορά, ξεκινήστε από μικρή κλίμακα και μετρήστε από την πρώτη αποστολή.
Ολόκληρη η ιστορία, από πέντε συστήματα σε μία καρτέλα υποψηφίου, βρίσκεται στη μελέτη περίπτωσης του Oaklands College. Για να δοκιμάσετε το ίδιο με τους δικούς σας υποψηφίους, δείτε πώς λειτουργεί ο Αυτοματισμός WhatsApp με το Flowella μαζί με το HubSpot.