Το Oaklands College στέλνει τις υπενθυμίσεις εισδοχών μέσω WhatsApp αλλά και με email, στους ίδιους υποψηφίους, από την ίδια καρτέλα στο HubSpot. Από τον Αύγουστο του 2025 έως τον Αύγουστο του 2026 διαβάστηκε το 83,7% των μηνυμάτων του στο WhatsApp, έναντι 15% των email του που διαβάστηκαν ή άνοιξαν: οι ίδιοι υποψήφιοι, πενταπλάσιες αναγνώσεις (μελέτη περίπτωσης Oaklands College, 2026). Δείτε τι άλλαξε το κολέγιο, τι δείχνουν οι αριθμοί και έξι μαθήματα που μπορεί να αξιοποιήσει κάθε ομάδα εισδοχών.
Τι άλλαξε το κολέγιο
Το Oaklands College είναι κολέγιο επαγγελματικής και μεταδευτεροβάθμιας εκπαίδευσης (further education) στο Hertfordshire, με εγκαταστάσεις στο St Albans και στο Welwyn Garden City. Στον κύκλο 2025/26, ο λογαριασμός του στο HubSpot περιείχε περίπου 3.500 υποψηφίους, 13.800 επιλογές προγραμμάτων και 6.400 συνεντεύξεις ως δομημένα δεδομένα, με ενημέρωση κάθε ώρα από το μητρώο σπουδαστών του κολεγίου (καρτέλες HubSpot, κύκλος 2025/26).
Η παράδοση των email δεν ήταν το δύσκολο κομμάτι: το 98,5% των email του κολεγίου παραδόθηκε από τον Αύγουστο του 2025 έως τον Αύγουστο του 2026 (μελέτη περίπτωσης Oaklands College, 2026). Το δύσκολο ήταν να διαβαστούν. Ο Peter Hudson, Διευθυντής Εισδοχών, Brand & Customer Innovation του κολεγίου, το είπε ξεκάθαρα σε μια δημόσια κριτική στο HubSpot App Marketplace:
«Τα παραδοσιακά κανάλια, όπως το email και το τηλέφωνο, απλώς δεν έφταναν απευθείας στους σπουδαστές· τα μηνύματα συχνά πήγαιναν στους γονείς και η ανταπόκριση ήταν χαμηλή.»
Τον Σεπτέμβριο του 2025 το κολέγιο πρόσθεσε το WhatsApp δίπλα στο email, μέσω του Flowella, της εφαρμογής WhatsApp για το HubSpot από την αδελφή μας εταιρεία. Τα μηνύματα WhatsApp στέλνονται από τις ίδιες ροές εργασιών του HubSpot με τα email, και οι αναγνώσεις και οι απαντήσεις καταγράφονται στην καρτέλα του υποψηφίου. Μέσα στον επόμενο χρόνο, το WhatsApp εντάχθηκε στο μεγαλύτερο μέρος της διαδρομής εισδοχών:
- υπενθυμίσεις για τις ημέρες ανοιχτών θυρών πριν από κάθε εκδήλωση, και μηνύματα παρακολούθησης μετά, ανάλογα με το ποιος ήρθε και ποιος έκανε αίτηση·
- υπενθυμίσεις συνέντευξης όταν ορίζεται ημερομηνία και ξανά την προηγούμενη ημέρα·
- προσκλήσεις εγγραφής προς τους κατόχους προσφοράς θέσης και τους γονείς τους, καθημερινές υπενθυμίσεις σε όλη την εβδομάδα των εγγραφών και ένα μήνυμα παρακολούθησης για όσους δεν εμφανίστηκαν.
Το email παρέμεινε. Μεταφέρει τις λεπτομέρειες: πληροφορίες για τα προγράμματα σπουδών, επόμενα βήματα και το ενημερωτικό δελτίο για τους υποψηφίους. Το WhatsApp μεταφέρει τη σύντομη υπενθύμιση που κάνει κάποιον να κινηθεί.
Τι δείχνουν οι αριθμοί
Το βασικό εύρημα είναι η σύγκριση: διαβάστηκε το 83,7% των μηνυμάτων WhatsApp, έναντι 15% των email που διαβάστηκαν ή άνοιξαν, από τον Αύγουστο του 2025 έως τον Αύγουστο του 2026. Οι ίδιοι υποψήφιοι, πενταπλάσιες αναγνώσεις (μελέτη περίπτωσης Oaklands College, 2026). Ο ακριβής λόγος είναι περίπου 5,6, οπότε το «πενταπλάσιες» είναι στρογγυλοποίηση προς τα κάτω.
Δεν ήταν μια μικρή πιλοτική δοκιμή. Το κολέγιο έστειλε 63.454 μηνύματα WhatsApp από τον Ιανουάριο του 2025 έως τον Οκτώβριο του 2026, από τα οποία 18.674 μόνο τον Αύγουστο του 2026, γύρω από την ημέρα των αποτελεσμάτων και τις εγγραφές (αναφορές Flowella). Λίγοι διέκοψαν τα μηνύματα: το ποσοστό απεγγραφής από το WhatsApp ήταν 2,2% από τον Αύγουστο του 2025 έως τον Αύγουστο του 2026 (αναφορές Flowella), και το 81% των σπουδαστών δήλωσε ότι προτιμά το WhatsApp από το email (μελέτη περίπτωσης Oaklands College, 2026).
Οι αιτήσεις την ίδια ημέρα στις ημέρες ανοιχτών θυρών του Οκτωβρίου 2025 αυξήθηκαν κατά 160%, δηλαδή 257 περισσότερες από την προηγούμενη εκδήλωση (μελέτη περίπτωσης Oaklands College, 2026). Εκεί συνέβαλαν πολλά μαζί, ανάμεσά τους η ψηφιακή διαφήμιση, οι υπενθυμίσεις στο WhatsApp και το Future You, ένα κουίζ επαγγελματικού προσανατολισμού που λειτουργεί μέσα στο WhatsApp, γι’ αυτό δεν αποδίδουμε αυτή την αύξηση σε ένα μόνο κανάλι.
Μια επιφύλαξη για κάθε σύγκριση καναλιών. Οι χρήστες μπορούν να απενεργοποιήσουν τις επιβεβαιώσεις ανάγνωσης στο WhatsApp, και αυτές οι αναγνώσεις δεν καταμετρώνται ποτέ, οπότε το 83,7% είναι κατώτατο όριο. Τα ανοίγματα των email είναι ασθενέστερη ένδειξη: εξαρτώνται από τη φόρτωση μιας κρυφής εικόνας παρακολούθησης, την οποία κάποιες εφαρμογές email μπλοκάρουν και άλλες φορτώνουν αυτόματα, οπότε ένα άνοιγμα μπορεί να μην καταγραφεί ή να καταγραφεί χωρίς να το έχει δει κανείς.
Έξι μαθήματα για ομάδες εισδοχών
Αυτά λειτούργησαν στο Oaklands, και οι περισσότερες ομάδες εισδοχών θα μπορούσαν να τα δοκιμάσουν στον τρέχοντα κύκλο.
1. Στείλτε ξεχωριστά μηνύματα στον σπουδαστή και στον γονέα
Όταν όλα πηγαίνουν σε μία επαφή, αυτή είναι συχνά ο γονέας, και ο σπουδαστής μπορεί να μην τα δει ποτέ. Αυτό ακριβώς επισήμανε ο Peter Hudson. Στο Oaklands, ο υποψήφιος και ένας γονέας ή κηδεμόνας καταχωρίζονται ξεχωριστά στο HubSpot και ο καθένας λαμβάνει τη δική του εκδοχή ενός μηνύματος, με email και WhatsApp. Ο σπουδαστής ενημερώνεται για την αίτησή του· ο γονέας για τα επόμενα βήματα του παιδιού του. Κανείς δεν χρειάζεται να μεταφέρει τίποτα σε κανέναν.
2. Στείλτε μηνύματα ανάλογα με το τι έκανε ο καθένας
Μετά τις ημέρες ανοιχτών θυρών του Οκτωβρίου 2025, τα μηνύματα παρακολούθησης στο WhatsApp χωρίστηκαν σε τρεις ομάδες. Οι επισκέπτες που ήρθαν αλλά δεν είχαν κάνει αίτηση ενθαρρύνθηκαν να υποβάλουν αίτηση και προσκλήθηκαν να δοκιμάσουν το Future You. Οι επισκέπτες που ήρθαν και έκαναν αίτηση ενημερώθηκαν για τα επόμενα βήματα, μεταξύ αυτών και για τη συνέντευξη, και τους ζητήθηκε η γνώμη τους. Όσοι είχαν κάνει κράτηση αλλά δεν ήρθαν προσκλήθηκαν στην επόμενη εκδήλωση. Κάθε ομάδα έλαβε μήνυμα για αυτό που μόλις είχε κάνει, όχι ένα γενικό ευχαριστώ.
3. Χρησιμοποιήστε το WhatsApp για να στείλετε τους ανθρώπους στο email
Το αρχικό σχέδιο ήταν να στέλνεται μήνυμα WhatsApp μόνο όταν ένα email δεν είχε ανοιχτεί. Η παρακολούθηση των ανοιγμάτων αποδείχθηκε πολύ αναξιόπιστη για να κρίνει ποιος χρειαζόταν υπενθύμιση, οπότε τον Μάρτιο του 2026 το κολέγιο επέλεξε έναν απλούστερο κανόνα: ένα σύντομο μήνυμα WhatsApp ενημερώνει τον σπουδαστή, και ξεχωριστά τον γονέα, ότι τον περιμένει ένα σημαντικό email και ότι πρέπει να ελέγξει τα εισερχόμενα ή τον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Το email κρατά τις λεπτομέρειες· το WhatsApp φροντίζει να πάει κάποιος να το δει.
4. Κρατήστε τις υπενθυμίσεις απλές
Για τις φετινές φθινοπωρινές ημέρες ανοιχτών θυρών, το κολέγιο και η ομάδα μας συμφώνησαν οι υπενθυμίσεις στο WhatsApp να μην έχουν εικόνες. Μια υπενθύμιση είναι ειδοποίηση, όχι προώθηση: η ώρα, ο τόπος και τι πρέπει να κάνει κανείς στη συνέχεια. Κρατήστε τις εικόνες και τα βίντεο για τις καμπάνιες που τα χρειάζονται.
5. Χρησιμοποιήστε το WhatsApp ως δεύτερη διαδρομή όταν το email αποτυγχάνει
Όταν στάλθηκαν οι προσκλήσεις εγγραφής τον Ιούλιο του 2026, 4.116 κάτοχοι προσφοράς θέσης βρίσκονταν στην ουρά αποστολής και σε 532 από αυτούς δεν ήταν δυνατό να σταλεί email. Το WhatsApp έφτασε σε 453 από τους 532 (αναφορές HubSpot και Flowella, Ιούλιος 2026). Πρόκειται για 453 υποψηφίους με προσφορά θέσης στους οποίους το email μόνο του δεν θα είχε φτάσει. Ισχύει και το αντίστροφο: κάποιοι άνθρωποι δεν χρησιμοποιούν WhatsApp, κι αυτός είναι ένας ακόμη λόγος να διατηρείτε και τα δύο κανάλια.
6. Αφήστε την καρτέλα να καθοδηγεί το μήνυμα και μετρήστε εκεί
Οι υπενθυμίσεις συνεντεύξεων στο Oaklands ενεργοποιούνται από την ημερομηνία συνέντευξης στην καρτέλα του υποψηφίου και λαμβάνουν υπόψη τις συνεντεύξεις που αναβάλλονται. Επειδή το email και το WhatsApp στέλνονται και τα δύο από το HubSpot, το κολέγιο μπορεί να συγκρίνει τα δύο κανάλια στους ίδιους υποψηφίους και όχι σε διαφορετικές λίστες. Κρίνετε τα κανάλια με βάση το τι κάνουν οι άνθρωποι στη συνέχεια και όχι μόνο με βάση τις αναγνώσεις: κρατήσεις, αιτήσεις, παρουσίες σε συνεντεύξεις και εγγραφές.
Πώς θα το προσεγγίζαμε εμείς
Αν προσθέτετε το WhatsApp στις εισδοχές για πρώτη φορά, ξεκινήστε από μικρή κλίμακα και μετρήστε από την πρώτη αποστολή.
- Επιλέξτε μία διαδρομή όπου ο χρόνος έχει σημασία. Οι υπενθυμίσεις για ημέρες ανοιχτών θυρών ή για συνεντεύξεις είναι καλές πρώτες επιλογές: το μήνυμα είναι σύντομο, η ημερομηνία σταθερή και το αποτέλεσμα εύκολο να φανεί.
- Συγκεντρώστε τη συγκατάθεση για το WhatsApp εκεί όπου ήδη βρίσκονται οι άνθρωποι. Ζητήστε τη στη φόρμα κράτησης για την ημέρα ανοιχτών θυρών ή χρησιμοποιήστε ένα QR code στην εκδήλωση, όπως έκανε το Oaklands με το Future You.
- Γράψτε δύο εκδοχές, μία για τον σπουδαστή και μία για τον γονέα, και κρατήστε το κείμενο στο WhatsApp σύντομο και χωρίς εικόνες.
- Στείλτε και από τα δύο κανάλια μέσα από το CRM. Τρέξτε το email και το WhatsApp από τις ίδιες ροές εργασιών του HubSpot, ώστε οι αναγνώσεις, οι απαντήσεις και οι ενέργειες να βρίσκονται σε μία καρτέλα. Ελέγξτε νωρίς τη συνδρομή σας στο HubSpot: η αποστολή WhatsApp από ροές εργασιών απαιτεί πακέτο επί πληρωμή.
- Υπολογίστε χρόνο για τη Meta. Ένα μήνυμα WhatsApp που στέλνετε με δική σας πρωτοβουλία περισσότερες από 24 ώρες αφότου σας έγραψε τελευταία φορά ο παραλήπτης πρέπει να χρησιμοποιεί ένα πρότυπο εγκεκριμένο από τη Meta, γι’ αυτό γράψτε και υποβάλετε τα πρότυπά σας αρκετά πριν από την πρώτη εκδήλωση.
Ολόκληρη η ιστορία, από πέντε συστήματα σε μία καρτέλα υποψηφίου, βρίσκεται στη μελέτη περίπτωσης του Oaklands College. Για να δοκιμάσετε το ίδιο με τους δικούς σας υποψηφίους, δείτε πώς λειτουργεί ο Αυτοματισμός WhatsApp με το Flowella μαζί με το HubSpot.