Μελέτη περίπτωσης

Από πέντε συστήματα σε μία καρτέλα.

Το Oaklands College είχε χιλιάδες υποψηφίους και κανένα CRM. Σήμερα κάθε υποψήφιος έχει μία καρτέλα στο HubSpot, που συγχρονίζεται κάθε ώρα με το μητρώο σπουδαστών, και λαμβάνει μηνύματα από το κολέγιο στο WhatsApp όπως και με email.

Κλείστε μια κλήσηΣυνομιλία στο WhatsApp

+160%αιτήσεις την ίδια ημέρα στις ημέρες ανοιχτών θυρών του Οκτωβρίου 2025

Με μια ματιά

Πελάτης
Oaklands College
Κλάδος
Επαγγελματική εκπαίδευση
Πού
St Albans και Welwyn Garden City
Τι κάναμε
HubSpot, διασύνδεση μητρώου σπουδαστών, WhatsApp, ψηφιακή διαφήμιση
Περίοδος
2024 έως σήμερα

Η πρόκληση

Πέντε συστήματα. Τώρα μία καρτέλα.

Όταν γνωριστήκαμε το 2024, το τμήμα μάρκετινγκ δεν μπορούσε να δει ποιος είχε κάνει αίτηση, ποιος είχε περάσει συνέντευξη ή ποιος είχε λάβει προσφορά θέσης.

Πριν

Υποψήφιοι σκορπισμένοι σε πέντε συστήματα

5συστήματα για έναν υποψήφιο

  • Μητρώο σπουδαστών στο ProSolution
  • Ενημερωτικά δελτία στο Mailchimp
  • Κρατήσεις για εκδηλώσεις στο Eventbrite
  • Υπολογιστικά φύλλα και κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Outlook
  • Ελάχιστη επικοινωνία από τη συνέντευξη μέχρι την εγγραφή τον Αύγουστο

Μετά

Μία καρτέλα υποψηφίου στο HubSpot

1καρτέλα ανά υποψήφιο, με ενημέρωση κάθε ώρα

  • 3.500 υποψήφιοι, 13.800 επιλογές προγραμμάτων και 6.400 συνεντεύξεις ως δομημένα δεδομένα
  • Περισσότερες από 100 ενεργές ροές εργασιών, από το καλωσόρισμα ως την εγγραφή
  • WhatsApp μαζί με το email, στον σπουδαστή και σε έναν γονέα
  • Αντιστοίχιση με τον κωδικό ProSolution, ώστε ένα νέο email να μη γίνεται νέο άτομο
  • Οι ερωτήσεις των υποψηφίων σε ένα γραμματοκιβώτιο στο HubSpot

Η δουλειά

Σελίδες που γεμίζουν τις ημέρες ανοιχτών θυρών.

Κάθε εκδήλωση έχει τη δική της σελίδα στο HubSpot, με ενσωματωμένη κράτηση, ώστε το μάρκετινγκ να βλέπει ποιες καμπάνιες φέρνουν κόσμο.

Η σελίδα του Oaklands College για τις ημέρες ανοιχτών θυρών του Νοεμβρίου 2024, με κάρτα κράτησης για κάθε πανεπιστημιούπολη
Ημέρες ανοιχτών θυρών Νοεμβρίου 2024: και οι δύο πανεπιστημιουπόλεις σε μία σελίδα, η καθεμία με τη δική της κράτηση.
Η σελίδα του Oaklands College για τις εκδηλώσεις του Φεβρουαρίου, με τα προγράμματα σπουδών στην πανεπιστημιούπολη του St Albans
Εκδηλώσεις Φεβρουαρίου, με τα αντικείμενα σπουδών κάθε πανεπιστημιούπολης.
Η σελίδα του Oaklands College για το Lambing Weekend 2025, με ημερολόγιο ωρών για κράτηση
Lambing Weekend 2025: μια εκδήλωση για την τοπική κοινότητα, με κράτηση ανά ώρα.

Από πέντε συστήματα σε μία καρτέλα

Πώς ξαναστήσαμε τις εισδοχές και τις εγγραφές του Oaklands College στο HubSpot και κάναμε το WhatsApp μετρήσιμο μέσα στο CRM.

  1. Αποσυνδεδεμένα

    Χιλιάδες υποψήφιοι, ένα αδιάβαστο γραμματοκιβώτιο. Οι αιτήσεις έμεναν στο ProSolution χωρίς καμία σύνδεση με το μάρκετινγκ, και οι υπενθυμίσεις μέσω email σε μεγάλο βαθμό δεν διαβάζονταν.

  2. Συνδεδεμένα

    Ένα ειδικό Azure Function συγχρονίζει το ProSolution κάθε ώρα, με επικύρωση και χωρίς διπλότυπα. Όλα τα υπόλοιπα ενοποιούνται, με ένα αρχείο συγκατάθεσης ανά άτομο.

  3. Μία καρτέλα

    Το HubSpot κρατά επαφές, επιλογές προγραμμάτων και συνεντεύξεις ως δομημένα δεδομένα. Οι ροές εργασιών στέλνουν συνδυασμένα email και WhatsApp σε σπουδαστή και γονέα.

  4. Μετρήσιμα

    35.000+ επαφές σε μία βάση δεδομένων. 100+ ενεργές ροές εργασιών. Ωριαίος συγχρονισμός, χωρίς χειροκίνητη επανακαταχώριση. Επόμενο βήμα, ένας πράκτορας Breeze που απαντά από την καρτέλα.

Από πέντε συστήματα σε μία καρτέλα στο HubSpotΤο μητρώο σπουδαστών του ProSolution συγχρονίζεται κάθε ώρα μέσω ενός ειδικού Azure Function, με επικύρωση και χωρίς διπλότυπα. Μια πλατφόρμα email, η έκδοση εισιτηρίων, τα υπολογιστικά φύλλα και τα κοινά εισερχόμενα ενοποιούνται σε ένα αρχείο συγκατάθεσης ανά άτομο. Το HubSpot CRM περιέχει τις επαφές και τα προσαρμοσμένα αντικείμενα Επιλογή προγράμματος και Συνέντευξη. Από την καρτέλα λειτουργούν οι ροές εργασιών, το WhatsApp μέσω Flowella, το email, οι αναφορές και ένας πράκτορας Breeze AI, που βρίσκεται σε δοκιμή, με επόμενη φάση τη σύνδεσή του με τα δεδομένα του CRM.ΠΗΓΕΣΔΙΑΣΥΝΔΕΣΗΜΙΑ ΚΑΡΤΕΛΑΔΙΑΔΡΟΜΕΣ ΚΑΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑProSolutionΜητρώο σπουδαστώνΑιτήσεις, συνεντεύξειςΠλατφόρμα emailΕνημερωτικά δελτίαΈκδοση εισιτηρίωνEventbriteΥπολογιστικά φύλλαΛίστες και εξαγωγέςΚοινά εισερχόμεναΕρωτήματα υποψηφίωνAzure FunctionΣυγχρονισμός, UK SouthΕπικύρωση, χωρίς διπλότυπαΕνοποίησηΈνα αρχείο συγκατάθεσηςανά άτομοHubSpot CRMHubSpot CRMΕπαφέςΤυπικό αντικείμενοΕπιλογή προγράμματοςΠροσαρμοσμένο αντικείμενοΣυνέντευξηΠροσαρμοσμένο αντικείμενοMarketing, Service καιContent Hub ProfessionalΡοές εργασιώνΠέντε αυτόματες διαδρομέςΕνεργοποίηση από ιδιότητεςWhatsAppμέσω FlowellaEmailΕνημερωτικά στο HubSpotΑναφορέςΠαράδοση και ανάγνωσηΠράκτορας Breeze AIΕκπαιδευμένος, σε δοκιμήΑΝΑ ΩΡΑ100+ ΕΝΕΡΓΕΣ83,7% ΑΝΑΓΝΩΣΗ35.000+επαφές από πέντε συστήματαΕνεργόΕπόμενη φάση: πράκτορας Breeze με βάση τα δεδομένα του CRMOaklands College, 2025/26Από πέντε συστήματα σε μία καρτέλα στο HubSpot, από πάνω προς τα κάτωΠΗΓΕΣProSolutionΜητρώο σπουδαστώνΑιτήσεις,συνεντεύξειςΠλατφόρμα emailΕνημερωτικά δελτίαΈκδοση εισιτηρίωνEventbriteΥπολογιστικά φύλλαΛίστες και εξαγωγέςΚοινά εισερχόμεναΕρωτήματαΔΙΑΣΥΝΔΕΣΗAzure FunctionΕιδικός συγχρονισμόςΕπικυρωμένα καιχωρίς διπλότυπαΕνοποίησηΈνα αρχείο συγκατάθεσηςανά άτομοΜΙΑ ΚΑΡΤΕΛΑHubSpot CRMΕπαφέςΤυπικό αντικείμενοΕπιλογή προγράμματοςΠροσαρμοσμένο αντικείμενοΣυνέντευξηΠροσαρμοσμένο αντικείμενοΔΙΑΔΡΟΜΕΣ ΚΑΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑΡοές εργασιώνΠέντε αυτόματες διαδρομέςWhatsAppμέσω FlowellaEmailΕνημερωτικά στο HubSpotΑναφορέςΠαράδοση και ανάγνωσηΠράκτορας Breeze AIΕκπαιδευμένος, σε δοκιμήΑΝΑ ΩΡΑ35.000+100+ ΕΝΕΡΓΕΣ83,7% ΑΝΑΓΝΩΣΗΕνεργόΕπόμενη φάση, 2026/27

Το Oaklands σε αριθμούς

  • 3.500ενεργοί υποψήφιοι συγχρονίζονται από το μητρώο σπουδαστών
  • 13.800εγγραφές επιλογής προγράμματος στο HubSpot
  • 6.400συνεντεύξεις καταγεγραμμένες ως δομημένα δεδομένα CRM
  • 100+ενεργές ροές εργασιών που δημιουργούμε και συντηρούμε
  • Ωριαίοςσυγχρονισμός, χωρίς χειροκίνητη επανακαταχώριση

Oaklands College, ακαδημαϊκό έτος 2025/26. Πηγές: λογαριασμός HubSpot και αναφορά οργανισμού στο Flowella.

Η ομάδα του Oaklands College στη σκηνή των FE First Awards 2026, κρατώντας το Χρυσό βραβείο μπροστά από το σκηνικό του Future You
ΧρυσόΚαινοτομία και Δημιουργικότητα, College Marketing Network FE First Awards 2026Για το Flowella: Future You, ένα κουίζ επαγγελματικού προσανατολισμού που λειτουργεί εξ ολοκλήρου μέσα στο WhatsApp.

«Σε αυτά τα έργα, το ζητούμενο ήταν να κάνουμε τα πράγματα διαφορετικά: να βάλουμε τους σπουδαστές πρώτους, να αγκαλιάσουμε την καινοτομία και να δημιουργήσουμε ψηφιακές εμπειρίες που στηρίζουν ουσιαστικά το μέλλον τους.»

Peter HudsonPeter HudsonΔιευθυντής Εισδοχών, Brand & Customer Innovation, Oaklands College. FE News, 6 Φεβρουαρίου 2026.

WhatsApp έναντι email

Οι ίδιοι υποψήφιοι, πενταπλάσιες αναγνώσεις.

Προσθέσαμε το WhatsApp μέσω Flowella, της αδελφής μας εταιρείας, ώστε οι υπενθυμίσεις, οι ημερομηνίες συνεντεύξεων και οι προσφορές θέσεων να φτάνουν στους υποψηφίους εκεί που ήδη βρίσκονται.

  • Μηνύματα WhatsApp που διαβάστηκαν83,7%
  • Email που διαβάστηκαν ή άνοιξαν15%

5xπερισσότερα μηνύματα διαβάστηκαν στο WhatsApp απ' ό,τι με email, από τους ίδιους υποψηφίους

Αύγουστος 2025 έως Αύγουστος 2026. Μελέτη περίπτωσης Oaklands College (2026) και αναφορές Flowella.

Το αποτέλεσμα

Το WhatsApp, μετρημένο μέσα στο CRM.

  • 83,7%των μηνυμάτων WhatsApp διαβάστηκαν
  • 2,2%διέκοψαν τα μηνύματα WhatsApp
  • 81%των σπουδαστών προτιμούν το WhatsApp από το email
  • 453από τους 532 κατόχους προσφοράς που δεν έφτασε το email, τους βρήκε το WhatsApp

Ποσοστά ανάγνωσης και διακοπής: Αύγουστος 2025 έως Αύγουστος 2026, αναφορές Flowella. Προτίμηση: μελέτη περίπτωσης Oaklands College (2026). Κάτοχοι προσφοράς: προσκλήσεις εγγραφής, Ιούλιος 2026.

Σε πλήρη ετοιμότητα την ημέρα των αποτελεσμάτων.

63.454 μηνύματα WhatsApp από τον Ιανουάριο 2025 και περισσότερα από 18.000 μόνο τον Αύγουστο 2026, από ροές εργασιών του HubSpot, με κάθε απάντηση στην καρτέλα του υποψηφίου.

  • 63.454μηνύματα WhatsApp, Ιανουάριος 2025 έως Οκτώβριος 2026
  • 18.674τον Αύγουστο 2026, γύρω από την ημέρα των αποτελεσμάτων
  • +160%αιτήσεις την ίδια ημέρα στις ημέρες ανοιχτών θυρών του Οκτωβρίου 2025
  • 100+ενεργές ροές εργασιών

Μηνύματα: Flowella, 1 Ιανουαρίου 2025 έως 8 Οκτωβρίου 2026. Ημέρες ανοιχτών θυρών: μελέτη περίπτωσης Oaklands College (2026).

Πώς εξελίχθηκε

Από μια δοκιμή σε ολόκληρο τον κύκλο εισδοχών.

Ξεκίνησε με μια τρίμηνη δοκιμαστική διαφημιστική καμπάνια. Δύο χρόνια μετά, τρέχουμε το μάρκετινγκ εισδοχών από το πρώτο κλικ ως την πρώτη μέρα.

  1. Σεπ 2024, ολοκληρώθηκε

    Δοκιμαστική διαφήμιση

    Τρεις μήνες ψηφιακής διαφήμισης, ώστε το κολέγιο να δείξει αποτελέσματα στη διοίκησή του.

  2. Οκτ 2024, ολοκληρώθηκε

    HubSpot

    Σελίδες προορισμού, παρακολούθηση εκδηλώσεων και οι ημέρες ανοιχτών θυρών του Νοεμβρίου.

  3. Σεπ 2025, ολοκληρώθηκε

    WhatsApp

    Υπενθυμίσεις και μηνύματα μετά τις ημέρες ανοιχτών θυρών μέσω Flowella, ανάλογα με το ποιος ήρθε και ποιος έκανε αίτηση.

  4. Οκτ 2025, ολοκληρώθηκε

    Future You

    Ένα κουίζ επαγγελματικού προσανατολισμού μέσα στο WhatsApp, με QR code στις ημέρες ανοιχτών θυρών. Κέρδισε Χρυσό για Καινοτομία και Δημιουργικότητα.

  5. Ιαν έως Απρ 2026, ολοκληρώθηκε

    Μία καρτέλα υποψηφίου

    Ωριαίος συγχρονισμός του μητρώου σπουδαστών στο Microsoft Azure, με τις επιλογές προγραμμάτων και τις συνεντεύξεις ως custom objects.

  6. Ιουλ έως Αύγ 2026, ολοκληρώθηκε

    Εγγραφές

    Προσκλήσεις, καθημερινές υπενθυμίσεις και μηνύματα σε όσους δεν εμφανίστηκαν, με email και WhatsApp, σε σπουδαστές και γονείς.

  7. Φθινόπωρο 2026, σε εξέλιξη

    Help Desk και AI

    Τα γραμματοκιβώτια υποψηφίων και κέντρου επικοινωνίας στο HubSpot Help Desk, με έναν Breeze Customer Agent σε δοκιμή.

  8. Επόμενο, επόμενο

    Εκπαίδευση ενηλίκων και ανώτερη εκπαίδευση

    Οι ίδιες διαδρομές για ενήλικες εκπαιδευόμενους και υποψηφίους ανώτερης εκπαίδευσης.

Συντονίστε CRM, συνομιλίες και AI.

Πείτε μας τι καθυστερεί τον οργανισμό σας. Θα σας δείξουμε τι μπορούν να κάνουν γι’ αυτό το HubSpot, το WhatsApp και η AI.

Email
hello@discoverdigital.com
Τηλέφωνο
+44 (0)118 974 4736
WhatsApp
+44 118 974 4736
Γραφείο
Theale, Reading, Ηνωμένο Βασίλειο
Συνομιλία στο WhatsApp

Κλείστε μια κλήση